Comment adapter vos bureaux au travail hybride

Le télétravail a connu ses heures de gloire ces dernières années, notamment en raison de la crise sanitaire qui est venue accélérer son implantation au sein des entreprises.

Un développement possible grâce aux nouvelles technologies.

Bien que le 100% télétravail possède de nombreux avantages, il a été démontré à plusieurs reprises que le contact physique est un élément crucial pour les employés.

La pyramide de Maslow est formelle : l’humain a besoin de relations sociales !

Or, le télétravail n’encourage pas la cohésion d’équipe et suscite un sentiment d’isolement parmi les employés - qui montrent un certain attachement au lieu de travail.

Le travail hybride se présente alors comme le compromis parfait.

Qu’est-ce que ce nouveau modèle de travail flexible et comment y adapter vos bureaux ? On vous répond dans cet article !

Le travail hybride, c’est quoi ?

Le travail hybride combine à la fois des périodes de travail en présentiel (au bureau), et des périodes de travail à distance - généralement depuis le domicile.

Ce peut être 3 jours au bureau et 2 jours à distance, ou 1 jour au bureau et 4 en télétravail, etc.

À vous de déterminer le ratio idéal (on en reparle plus loin dans l’article).

Cette approche vous permet de tirer parti des avantages du télétravail, tout en préservant les interactions sociales au sein de votre entreprise.

Le travail hybride offre ainsi une solution équilibrée qui s’adapte aux besoins de chacun, ce qui explique pourquoi ce modèle se démocratise de jour en jour.

Cependant, sa mise en place nécessite de repenser l'usage de vos bureaux. 

Les avantages du travail hybride

Réduction des coûts

Le passage au travail hybride entraîne une diminution du taux d’occupation de vos bureaux, qui ne sont utilisés que quelques jours par semaine.

Notre question : pourquoi payer si vous n’êtes pas là ?

En basculant vers des bureaux flexibles, vous ne payez que pour la durée et le nombre de postes dont vous avez besoin, réduisant ainsi le coût du loyer et des charges associées.

Le budget économisé peut alors être réinvesti dans d’autres facettes de votre entreprise.

Ce modèle de travail est également bénéfique pour vos salariés qui réduisent leurs frais de déplacements quotidiens et le temps passé sur la route.

Et qui dit moins de trajets, dit moins de stress et moins de pollution !

Amélioration de la qualité de vie

C’est indéniable : le travail hybride offre à vos employés la flexibilité dont ils ont besoin pour concilier vie pro et vie perso.

En travaillant partiellement à distance, vos employés évitent les trajets quotidiens.

Au-delà de réduire le stress et les coûts liés aux transports, cela représente un gain de temps considérable, favorisant des nuits de sommeil plus longues.

Le travail hybride permet ainsi à vos employés de consacrer plus de temps à leurs familles, à leurs loisirs et à leurs passions.

Résultat : des employés en pleine forme et de bonne humeur !

Gain de productivité et flexibilité

Certains employés constatent une nette amélioration de leur productivité en travaillant à distance. 

Rien d’étonnant quand on sait qu’ils bénéficient d’une atmosphère calme et échappent aux interruptions à tout bout de champ (du moins, quand les enfants sont à l’école !).

L’autonomie et la flexibilité du travail hybride contribuent également à une gestion plus efficace des tâches, permettant ainsi d'abattre plus rapidement leur to do list.

Par exemple, les missions d’équipes se font en présentiel, tandis que celles qui requièrent de l’autonomie et de la concentration sont réalisées à distance.

Aussi, l’impact sur la qualité de vie se traduit par une baisse du taux d’absentéisme.

Attraction et rétention des talents

On ne vous apprend rien en disant que les jeunes générations sont de plus en plus exigeantes quant aux possibilités offertes par une entreprise.

C’est pourquoi, la mise en place du travail hybride au sein de votre entreprise est un excellent moyen d’attirer les talents du monde entier, à la recherche de flexibilité.

À noter : certains sont même prêts à rejeter une offre si celle-ci implique uniquement du présentiel.

Pour eux, le travail hybride n’est plus une option, mais une condition.

Les différents modèles de travail hybride

Le choix du modèle dépend de votre entreprise, de la nature du travail à effectuer et des préférences des employés (n’oublions pas que cette approche est centrée sur eux !).

Modèle fixe ou rotation régulière

Les employés alternent entre le travail au bureau et le travail à distance sur une base régulière (jours dédiés), comme une semaine sur deux ou quelques jours par semaine.

Modèle flexible 

Les employés ont la liberté de choisir quand et où ils travaillent en fonction de leurs préférences et besoins, sous réserve de certaines exigences et réunions planifiées.

Rotation occasionnelle

Les employés viennent au bureau de manière occasionnelle, que ce soit pour des réunions importantes, des ateliers d’équipe ou des événements spéciaux.

Hybridation par équipe

Les équipes sont divisées en groupes qui travaillent en personnes à des moments spécifiques et à distance à d’autres moments, permettant une coordination efficace.

Remote-first

Les employés travaillent principalement à distance, se rendant au bureau qu’une infime partie de la semaine (2 jours maximum).

Office-first

À l’inverse du modèle précédent, les employés sont tenus de venir travailler une majorité de jours au bureau, et l’autre partie, à distance.

Mettre en place le travail hybride dans vos bureaux

L’intégration du travail hybride ne s’improvise pas et nécessite une adaptation de vos bureaux.

Équipements technologiques

La mise en place du travail hybride requiert de disposer d’outils informatiques performants afin de favoriser le contact et la collaboration à distance.

Que vos équipes soient au bureau ou à distance, rien ne doit entraver leur productivité. 

Ainsi, en investissant dans de bons outils technologiques, vous permettez à vos employés de collaborer sans entrave - quel que soit l’endroit où ils se trouvent. 

Veillez également à la sécurité de vos données et de vos échanges.

Par ailleurs, veillez également à la sécurité de l’accès à vos bureaux. La sécurité des employés peut être grandement améliorée en adoptant un système de gestion des accès basé sur le cloud, tel que Welcomr, qui automatise et simplifie les processus d'entrée. En envisageant l'intégration de cette solution, imaginez la satisfaction de vos collaborateurs lorsqu'ils seront en mesure de réserver et d'accéder à une salle de réunion privée directement depuis leur smartphone, en utilisant un QR code ou un code à chiffres personnel et unique. 

Politique de travail hybride

La politique de travail hybride, généralement formalisée dans un document, établit les règles et les lignes directrices du modèle, afin que chacun puisse en profiter au maximum. 

Vous l’aurez deviné, l’équilibre entre travail à distance et travail au bureau est parfois compliqué à trouver et peut vite tourner au fiasco.

La politique de travail hybride agit donc comme un cadre essentiel pour garantir le bon fonctionnement du modèle choisi.

Ce document indique notamment les démarches à suivre et celles à éviter : 

• les plages horaires de travail à respecter
• les tâches devant être réalisées en présentiel
• l’emplacement des documents importants
• les outils mis à disposition avec codes d’accès
• la définition du ratio présentiel / distanciel
• la politique de sécurité informatique
• etc.

Vous éliminez ainsi les risques de confusion et les ambiguïtés potentielles.

Un lieu de travail optimisé

La mise en place du travail hybride vous oblige à repenser l’agencement de vos bureaux, devant répondre aux besoins de chacun tout en restant rentable.

Plus petit oui, mais toujours créateur de liens entre les membres de votre équipe !

Comme nous l’avons indiqué au début de l’article, les bureaux sont désormais perçus comme un lieu de convivialité, de partage et de collaboration.

Autrement dit, un lieu pour développer votre culture d’entreprise.

À vous de faire en sorte de trouver le bureau qui convient.

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• vous bénéficiez de bureaux flexibles et prêts à l’emploi pour la durée qui vous convient (engagement sur 2 à 24 mois, disponibles 1 à 7 jours par semaine) ;
• vous ne payez que pour le nombre de postes et la durée dont vous avez besoin ;
• vous profitez de bureaux dédiés, que ce soit au sein d’espaces privés, partagés ou indépendants - éliminant les tracas du coworking (bruit, manque de confidentialité, etc.).

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