Guide - réussir le déménagement de votre entreprise

Le déménagement d'une entreprise est une étape cruciale qui peut impacter significativement son fonctionnement et sa croissance. Pour les fondateurs d’entreprises et les CEO, il est essentiel de bien planifier cette transition afin de minimiser les perturbations pour vos équipes et maximiser les avantages. Ce guide vous propose des étapes clés et des conseils pratiques pour réussir votre déménagement d’entreprise avec succès.

Planification et préparation

La planification est la clé d'un déménagement réussi. Commencez par définir un calendrier détaillé en prenant en compte toutes les étapes du processus, de la recherche de nouveaux bureaux à l'installation finale. Nommez une équipe dédiée pour superviser le déménagement et assurez-vous que tous les départements de l’entreprise sont impliqués et informés des échéances.

Évaluation des besoins : Identifiez vos besoins spécifiques en termes de superficie en m², d'options d'aménagement, et de localisation.

Fiveoffices propose une gamme de bureaux opérés, de coworking et de bureaux à partager, adaptés à des entreprises de 5 à 100 personnes, dans tous les meilleurs quartiers de Paris. 

Recherche de nouveaux bureaux

La recherche de nouveaux bureaux doit être basée sur des critères précis correspondant à vos besoins opérationnels et stratégiques.

Localisation : Choisissez un emplacement stratégique qui facilite les déplacements de vos employés et renforce votre image de marque. Les quartiers d'affaires centraux offrent de nombreux avantages en termes de services et d'infrastructure.

N'hésitez pas à consulter notre guide : comment choisir le meilleur quartier pour vos bureaux à Paris. 

Flexibilité : Optez pour des solutions de bureaux flexibles pour vous adapter aux fluctuations de votre activité. Les bureaux opérés et les espaces de coworking de Fiveoffices offrent cette flexibilité, avec des conditions de location avantageuses et des tarifs compétitifs (souvent moins chers et avec moins de sortie de trésorerie que des baux 3-6-9 classiques).

Résiliation de votre ancien bail et négociation d'un nouveau contrat de bail

Une fois les bureaux de vos rêves trouvés, la première étape consistera à résilier votre ancien bail. Découvrir comment résilier facilement votre bail 3-6-9 dans notre guide complet.

Ensuite vient la négociation de votre nouveau contrat de bail. C'est une étape cruciale. Assurez-vous de bien comprendre le type de bail, les termes du bail commercial, y compris la durée, les charges locatives, et les conditions de renouvellement.

Le conseil pro : Faire appel à un broker en immobilier d’entreprise peut vous aider à obtenir des conditions plus favorables. Fiveoffices met à disposition des experts pour vous accompagner dans cette démarche.

Préparation du nouvel espace

Avant le déménagement, il est important de préparer le nouvel espace pour qu’il soit prêt à accueillir vos équipes.

Aménagement : Planifiez l'aménagement des bureaux en fonction des besoins de vos collaborateurs. Pensez à l’ergonomie et au confort pour favoriser la productivité et le bien-être. Dispersez quelques plantes vertes dans vos nouveaux bureaux pour le rendre plus acceuillant. Les solutions proposées par Fiveoffices incluent des options d'aménagement flexibles pour répondre à ces exigences.

Technologie : Assurez-vous que toutes les infrastructures technologiques sont en place avant l’arrivée de vos équipes. Cela inclut la connexion internet, les systèmes de sécurité, et les équipements de bureau.

Gestion du déménagement

Le jour du déménagement, une coordination efficace est essentielle pour minimiser les interruptions d’activité.

Communication : Informez régulièrement vos employés de l’avancement du déménagement et des nouvelles consignes. Un bon plan de communication interne permet de réduire le stress et d’assurer une transition en douceur.

Logistique : Engagez des professionnels pour le transport et l’installation des équipements. Veillez à ce que tout soit prêt pour que vos équipes puissent reprendre le travail sans délai.

Conclusion

Réussir le déménagement de votre entreprise nécessite une planification rigoureuse, une recherche ciblée de nouveaux bureaux, et une gestion efficace de la transition. Fiveoffices offre des solutions flexibles et clés en mains pour faciliter cette démarche.

En suivant les étapes de ce guide et en s'appuyant sur l'expertise de Fiveoffices, vous pouvez assurer un déménagement sans heurts et préparer votre entreprise à une nouvelle phase de croissance. Explorez les solutions de Fiveoffices pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette transition stratégique.