Pourquoi avoir son propre bureau dédié est bénéfique pour vos équipes ?

Depuis la crise du covid, le coworking s’est imposé comme une alternative séduisante pour de nombreuses entreprises. 

Or, malgré la flexibilité offerte par ces espaces et la réduction des coûts immobiliers, le flex-office ne fait pas toujours l’unanimité et présente certaines limites.

Selon une étude de 2021 menée sur 2600 salariés et indépendants, 89% d’entre eux expriment leur désir de travailler depuis un bureau dédié.

Une préférence souvent non comblée dans les espaces de coworking.

Le bureau dédié, qui assigne à chaque employé un poste de travail spécifique, se révèle être une solution recherchée - et ça tombe bien puisque chez Fiveoffices, tous nos bureaux vous proposent des postes attribués !

Quels avantages pour vous et vos équipes ? Comment en tirer parti ?

On vous répond dans cet article !

Avoir son propre bureau dédié, quels avantages ?

Un sentiment d’appartenance renforcé

Le bureau dédié présente l’avantage significatif de renforcer le sentiment d’appartenance. 

Priver vos équipes d’un espace attitré peut engendrer une sensation de solitude, laissant penser que chaque membre n’est que de passage.

Aussi, le modèle du “premier arrivé, premier servi” peut s’avérer être un vecteur de stress.

En allouant un poste à chaque collaborateur, vous renforcez leurs liens au sein du groupe et mettez en évidence la place que chacun occupe dans l’entreprise.

Vous bénéficiez alors d’une culture d’entreprise solide, où vos employés ont conscience de l’importance de leur rôle.

Une organisation qui vous convient

Contrairement au flex-office où les postes ne sont pas attribués (une pratique courante en coworking), avoir son propre bureau dédié vous épargne le transport de votre matériel d’un endroit à un autre - vous obligeant à tout remballer une fois la journée terminée.

Chaque matin, vous retrouvez votre bureau comme vous l’avez laissé.

Fini les soucis logistiques et la perte de temps à tout installer (réglage de la hauteur du siège, connexion des écrans, rangements des documents, etc.).

Cette stabilité évite la frustration de ne plus mettre la main sur un document crucial, d’oublier le chargeur de votre ordinateur, ou encore, de ne plus vous rappeler l’heure du prochain call car le post-it a été accidentellement jeté.

Avec un bureau dédié, vous gérez votre espace de travail comme bon vous semble !

Vous êtes le seul et l’unique utilisateur du poste : vous agencez votre bureau selon vos préférences, de manière à faciliter l’accès aux outils et documents nécessaires.

Votre espace, vos règles.

Une personnalisation pour se sentir chez soi

Le reproche souvent adressé au coworking réside dans son caractère impersonnel, c’est-à-dire, l’impossibilité de personnaliser les postes de travail.

Le problème étant que vos collaborateurs y passent la majorité de leur journée (7 heures en moyenne). C’est pourquoi il est essentiel, pour eux, de créer un environnement qui leur ressemble, afin de s’y sentir bien.

Des objets à première vue anodins tels que des photos, des mugs, et autres, ont en réalité un impact considérable sur le bien-être de vos équipes. 

Leur aspect rassurant contribue à réduire l’anxiété lors des journées mouvementées.

Ainsi, chez Fiveoffices les postes de travail sont spécifiques à chacun, de manière à favoriser cette atmosphère chaleureuse.

On ne cessera jamais de le dire : des employés qui évoluent dans un environnement qui leur ressemble gagnent en créativité mais aussi en productivité !

Une meilleure concentration et une productivité en hausse

En offrant la possibilité à vos équipes de bénéficier de bureaux dédiés, vous supprimez les tracas habituels liés à la pratique du flex-office - sources de distraction.

Adieux les déplacements fréquents et les discussions croisées qui perturbent l’open space.

Vos équipes évoluent dans un environnement propice à la concentration, leur permettant de se plonger dans leurs tâches sans être perturbées - ce qui se traduit par une meilleure productivité.

À noter : pour certaines fonctions, en général administratives, avoir un bureau dédié est une nécessité pour des raisons évidentes de praticité. C’est notamment le cas pour les services de comptabilité et de ressources humaines.

Travaillez mieux, pas plus.

Optimiser l’utilisation du bureau dédié dans un open space

Maintenant que vous avez conscience des vertus du bureau dédié, se pose la question de la manière d’en profiter pleinement.

Pour ce faire, vous devez vous poser deux questions.

Quels sont les besoins de votre équipe ?

Que vous soyez CEO ou manager, l’aménagement d’un open space est loin d’être une tâche aisée - bien qu’elle soit essentielle. 

Il s’agit pour vous, de créer les conditions favorables pour permettre à vos équipes d’exceller dans leurs domaines respectifs.

La première étape consiste donc à définir les besoins de vos employés.

Ici, rien de compliqué. Il vous suffit de les concerter et de définir les attentes de chacun.

Si certains n’ont pas utilité d’avoir un bureau assigné (les commerciaux, par exemple), pour d’autres, c’est indispensable. 

C’est notamment le cas des comptables qui ont un besoin de concentration et de confidentialité élevé. Pour eux, il serait préférable d’opter pour un bureau dédié indépendant.

Comment aménager l’espace de travail ?

Deux options s’offrent à vous : 

• Répartition par domaine d’activité : vous délimitez l’emplacement des postes de travail en fonction des différents services de votre entreprise (marketing, commercial, développeurs, graphistes, etc.).
• Répartition par projets : dans le cas où votre entreprise met en place le télétravail hybride, il est possible de répartir les postes de travail en fonction des projets.

Ainsi, vous limitez les déplacements inutiles et minimisez les discussions, qui se concentrent désormais par zone dédiée - favorisant un environnement de travail calme et productif.

Vous l’aurez compris : en agençant l’open space de manière réfléchie, en accord avec les besoins individuels et les impératifs organisationnels, vous créez un environnement propice à l’épanouissement professionnel - tout en réduisant les tracas du coworking.

D’ailleurs, chez Fiveoffices, peu importe que vous optiez pour un bureau partagé, privé, ou opéré, vous profitez de postes de travail dédiés et d’un espace à vous.

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