Comment s'organiser au travail pendant les JO 2024

À mesure que les JO de Paris 2024 approchent, les entreprises s’interrogent sur l’impact d’un tel événement à leur échelle. Les Jeux Olympiques, du 26 juillet au 11 août, et les Jeux Paralympiques, du 28 août au 8 septembre, vont ramener plus de 15 millions de visiteurs dans les rues de Paris. Il va falloir s'adapter ! Bien qu’ils représentent une opportunité de rayonnement international, ils affecteront la qualité de vie au travail des Français. Fiveoffices vous propose ici un dossier thématique complet.

Un moteur de développement pour la ville

L’accueil des JO est plus qu’un événement sportif majeur. Il offre de nombreux avantages pour Paris, attirant visiteurs et investisseurs du monde entier. La ville bénéficie ainsi d’une occasion unique de transformer durablement son territoire grâce à la modernisation des infrastructures sportives et à la création de nouveaux transports pour la région parisienne.

Les Jeux Olympiques de Paris 2024 représenteront également une véritable aubaine pour les commerçants de la capitale et de ses environs. Les commerces de proximité pourront profiter de cette visibilité mondiale pour augmenter leurs ventes, renforcer leur notoriété et nouer des relations durables avec une clientèle internationale.

Les risques pour les professionnels

Mais alors dans ce contexte frénétique comment préparer au mieux mon entreprise pour les JO de Paris ? 😱

On le sait, les JO 2024 seront un facteur de perturbation pour les entreprises. Il est crucial de prévoir une fluctuation de l’activité et d’adapter le rythme des équipes en conséquence. Envisagez le recrutement temporaire pour renforcer vos effectifs, ou encouragez vos collaborateurs à prendre des congés payés en cas de baisse significative d’activité.

Découvrez comment adapter vos bureaux au travail hybride.

L'impact sur la présence physique au bureau

Le plus grand défi sera sans doute celui des transports : lignes de métro saturées et restrictions de la circulation motorisée affecteront la présence de vos salariés au bureau. Les perturbations ne se limiteront pas à l’Île-de-France, mais toucheront aussi d’autres villes hôtes comme Marseille, Nice et Bordeaux. Voici quelques conseils pour anticiper la continuité de l’activité de votre entreprise durant ces olympiades.

Nos conseils pour une organisation efficace pendant les JO 2024

Planifier votre activité avant les JO

Les employeurs ont tout intérêt à adapter les règles de travail pour contourner les perturbations attendues dans les transports :

• Planification des missions hors des périodes critiques.
• Aménagement des horaires en décalé.
• Modulation des congés et fermeture des bureaux.
• Valorisation du télétravail.
• Promotion de la collaboration et de l’entraide au sein des équipes (covoiturage, aménagement de planning).

En apportant plus de flexibilité dans leur fonctionnement, les employeurs gagneront en fluidité durant cette période chargée et vos employés vous en seront reconnaissants !

Identifier les secteurs les plus impactés

Les entreprises liées au tourisme, à l’hôtellerie, à la restauration, au transport et au commerce de détail seront probablement les plus touchées, en raison de l’augmentation de la demande et de la concurrence accrue pendant la période des Jeux. Anticipez ces impacts pour adapter vos stratégies commerciales et opérationnelles.

Définir un plan B pour les transports

Le ministère des Transports appelle les Parisiens à anticiper leurs déplacements, avec 15 millions de visiteurs attendus cet été. Une campagne de sensibilisation encourage le covoiturage et l’utilisation du vélo pour éviter la saturation des réseaux. Le site internet anticiperlesjeux.fr permet d’adapter son trajet en fonction des prévisions de fréquentation des lignes et des événements. Une carte interactive aide à ajuster ses trajets en tenant compte de l’impact des JO sur les routes et les transports en commun.

Communication et coordination internes

Renforcez la communication et la coordination au sein de votre entreprise pour garantir une collaboration efficace entre les équipes. Organisez des réunions régulières, mettez en place des canaux de communication dédiés et utilisez des outils comme Slack, Microsoft Teams ou Zoom. Par exemple, une réunion hebdomadaire de 30 minutes peut permettre de partager les mises à jour essentielles et de résoudre les problèmes rapidement.

Le télétravail : une solution efficace

Le télétravail est sans doute le meilleur moyen de lutter contre la perte de productivité. Très populaire depuis la crise sanitaire de Covid-19, il nécessite néanmoins un aménagement approprié. Planifiez bien sa mise en place et équipez vos collaborateurs des outils nécessaires pour travailler efficacement. Des outils de partage comme Google Workspace, Trello ou Notion facilitent la collaboration, la communication visuelle, le partage de planning et l’accessibilité aux documents.

Gestion du temps et des priorités

Adoptez des techniques de gestion du temps pour aider vos employés à rester concentrés malgré les distractions des JO. La méthode Pomodoro, par exemple, peut aider à maintenir une productivité élevée en alternant des périodes de travail concentré avec de courtes pauses. Priorisez les tâches les plus importantes et urgentes pour éviter la dispersion.

Bien-être des salariés

Prenez soin de la santé mentale et physique de vos employés. Encouragez un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle pour prévenir l’épuisement. Organisez des activités de détente, comme des séances de méditation ou des cours de yoga. Par exemple, une entreprise peut organiser une pause méditative quotidienne de 10 minutes pour aider les employés à se relaxer et à se recentrer.

Organiser et anticiper les déménagements de bureaux

Si le déménagement de vos bureaux est prévu cet été, soyez vigilant quant aux dates. Pendant les jeux, les transporteurs et services de livraison ne pourront pas circuler normalement. Des restrictions de circulation seront imposées à Paris et en région pour des raisons de sécurité et de logistique événementielle, notamment à proximité des sites de compétition ou des fan zones. Trois périmètres réglementeront la circulation : zone rouge (interdiction pour la plupart des véhicules), zone bleue (circulation motorisée réglementée) et zone grise (réservée aux spectateurs).

Cela dit, si vous n'avez pas encore trouvé le nouveau bureau parfait pour vous, nous vous recommandons d'attendre fin août avant de vous lancer dans la recherche de vos prochains bureaux.

Fiveoffices est à votre disposition pour vous accompagner dans vos projets de location de bureaux flexibles.